Logo SilkHhom

Télétravail : 10 outils pour rester efficace pendant le confinement

Posté le 17 Mar 2020 dans Management par

En cette période de confinement, le télétravail semble être la meilleure solution pour maintenir une qualité de service face à la pandémie actuelle du Coronavirus. Pas toujours facile pour les entreprises de s’adapter à ce contexte délicat, même si le télétravail semble être la solution la plus adaptée à la situation. L’année dernière déjà, nous évoquions les bienfaits du télétravail et pourquoi il était nécessaire pour les entreprises de progressivement l’adopter. Aujourd’hui, nous souhaitons vous parler de l’aspect organisationnel avec une sélection de dix outils, parfaitement adaptés pour le télétravail et l’échange à distance avec ses collègues. Cette sélection a été faite sur la simple base de nos affinités personnelles avec ces outils. Il ne s’agit donc pas d’un article sponsorisé ou d’affiliation.

Les outils pour mieux communiquer en télétravail

Slack – Plateforme de communication collaborative (gratuit)

Connu du public, Slack est une plateforme de chat interne centralisant l’intégralité de vos flux de communication. L’outil est très complet en offrant à chaque utilisateur un espace de travail partagé. Les conversations sont bien agencées et accessibles. Vous pourrez donc très facilement échanger et partager vos fichiers avec votre équipe. La messagerie facilite les échanges puisque l’outil permet d’organiser les discussions par équipe ou par projet. Ce qui permet d’avoir une vision relativement aérée des projets dans leur ensemble. De plus, la fonctionnalité de partage d’écran rend la collaboration multi-site très simple. En effet, le partage d’écran interactif permet aux participants d’un appel Slack de cliquer, faire défiler, taper ou éditer ce qui est partagé sur la présentation.

Microsft Teams – Plateforme de communication collaborative (gratuit)

Si vous connaissez Skype, vous allez adorer Microsoft Teams. La plateforme de Microsoft repose sur Office 365 et facilite grandement le travail en équipe. Vous aurez alors accès aux versions web de Word, Excel, et PowerPoint, mais également un hébergement de courrier Exchange avec domaine de courrier personnalisé, ainsi qu’un stockage personnel et un partage de fichiers avec OneDrive. Il est aussi possible de communiquer via les appels audio et vidéo en ligne, mais aussi via les partages d’écran, enregistrements des réunions et bien plus. À noter que Microsoft Teams s’est récemment dotée d’une fonctionnalité permettant de flouter son arrière-plan lors d’un appel vidéo. Cela permet alors de focaliser la caméra sur soi uniquement et de rendre abstrait tout ce qui trouve derrière. Très pratique si vous avez des enfants à garder pendant votre télétravail.

RingOver – Gérer vos appels à distance (freemium)

RingOver dispose d’une application web et mobile, où vous aurez la capacité de délocaliser votre téléphone professionnel où que vous soyez. Avec cet outil intuitif, vous pourrez facilement accéder à des fonctionnalités collaboratives telles que la conférence téléphonique, l’invitation à rejoindre un appel, partager ses contacts, la messagerie interne. Un outil à garder sous la main si votre profession implique de ne rater aucun appel.

My Meeting Time – Trouver vos créneaux facilement (gratuit)

Il peut être complexe pour les grandes entreprises internationales de se coordonner sur la prise de rendez-vous dans la mesure où les collaborateurs ne résident pas tous dans le même pays. C’est justement dans ce contexte que My Meeting Time apporte une solution claire et efficace. Grâce au site internet et à l’extension Chrome du même nom, vous avez la capacité d’organiser très facilement vos réunions internationales. Le principe est simple : indiquez votre ville et celle des différents participants à la réunion, et l’outil vous trouve automatiquement les plages horaires possibles sur les heures habituelles de travail. Un outil d’une grande simplicité, qui peut s’avérer très utile.

Les outils pour collaborer en télétravail

Atolia – Outil de gestion de projet made in France (payant)

Atoliaoutils-télétravail-atolia est un outil sécurisé très bien pensé et très efficace pour le travail collaboratif. L’application made in France simplifie le travail en équipe en regroupant au même endroit tout ce qui est nécessaire : visioconférence, messagerie instantanée, partage de documents, agenda, ou encore suivi des objets. Beaucoup de grandes entreprises françaises utilisent Atolia. Attention toutefois, l’outil est payant et l’offre débute à 7€ HT par mois et par utilisateur.

Trello – Outil de gestion de projet (gratuit)

outils-télétravail-trelloLa simplicité de Trello et son côté très intuitif en font un outil particulièrement connu et approuvé du public. Après avoir créé un compte, vous pouvez créer votre premier tableau établi pour la gestion d’un projet défini. Vous pouvez également utiliser l’outil sous la forme d’une To Do List très simple. Une fois que vous avez créé votre tableau, vous pouvez alors ajouter votre première carte qui est l’élément central de l’outil au final. Pour chaque carte, vous avez la possibilité d’assigner un membre, indiquer des tags, ajouter des check-lists, des deadlines, etc..

Freedcamp – Gestion de projet intégrale (gratuit)

outils-télétravail-freedcampFreedcamp est un outil incroyablement complet et surtout entièrement gratuit. Il existe bien entendu des solutions payantes, mais l’offre gratuite est incroyablement complète. Il vous permet de faire de la gestion de projet ou encore de gérer votre facturation. On retrouve toutes les fonctionnalités classiques de tous les outils de gestion de projet habituels. La To Do List permet d’assigner une tâche à un utilisateur en particulier. Une gestion simplifiée des dates butoirs avec des alertes pour vous rappeler les échéances permet de réellement bien s’y retrouver dans son activité. Vous pouvez ajouter des tâches, des sous-tâches et surtout y accorder un certain niveau de priorité.

Monday – Gestion de projet (payant)

Monday est une application web et mobile de gestion d’équipe. Le point fort de l’outil réside dans sa centralisation de toutes les communications au sein de tableaux. Un tableau de Monday est plus ou moins l’équivalent d’une feuille de calcul Excel où sont regroupés vos groupes d’objets sous forme de lignes. C’est donc un véritable tableau de bord virtuel dans lequel les informations du projet sont enregistrées et sécurisées. Monday permet aux équipes de gérer les projets et les flux de travail en toute confiance. À noter que 30 jours d’essai gratuit sont possibles.

Les outils pour transférer des documents lourds

Smash – Outil français (gratuit)

Gros coup de coeur pour cet outil made in France et entièrement gratuit. Avec Smash, en quelques clics vous pouvez très facilement envoyer des fichiers à un destinataire en personnalisant l’envoi avec un message précis. Il suffit de glisser-déposer votre fichier sur la page d’accueil de Smash puis d’indiquer l’adresse ou les adresses des destinataires. Un clic et le fichier est envoyé. Le destinataire peut même prévisualiser le contenu de votre fichier avant de le télécharger. Côté sécurité, pas de panique : vous pouvez également protéger votre fichier avec un mot de passe. Les serveurs sont localisés en France, le service est sans publicité et sans besoin de s’inscrire. Les fichiers une fois en ligne resteront disponibles 14 jours. Aucune limite de poids à vos fichiers. Smash est vraiment un des outils les plus adaptés pour le télétravail si vous avez une connexion stable.

MyAirBridge – Outil de transfert de fichier (gratuit)

MyAirBridge est un outil très similaire à Smash. Cependant, vous pourrez transférer des fichiers seulement dans une limite de poids de 20go au total. Les mêmes fonctionnalités sont au rendez-vous. Il est également possible de générer un lien de téléchargement avant même la fin du chargement des fichiers. Les fichiers sont gardés 5 jours sur les serveurs. Finalement, MyAirBridge est gratuit et son offre correspond à l’offre payante de WeTransfer.

 

Si vous avez d’autres outils pour rester productifs en télétravail, n’hesitez pas à nous en faire part en commentaire ci-dessous.




Laissez un commentaire



Mais aussi...